Архитектурная мастерская Mart

г. Калининград, ул. Горького, 96

Обратный звонок

Политика обработки персональных данных

ПОЛИТИКА

в отношении обработки персональных данных

и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

Общества с ограниченной ответственностью «Архитектурная мастерская Март»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет общие принципы и порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности в Общества с ограниченной ответственностью «Архитектурная мастерская Март», расположенного по адресу: 236029, г. Калининград, ул. Горького,96 (далее – «Компания»).

Целью настоящей политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, четкое и неукоснительное соблюдение требований российского законодательства в области персональных данных.

1.2. Политика в отношении обработки персональных данных разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», другими законодательными и нормативными правовыми актами, определяющими порядок работы с персональными данными и требования к обеспечению их безопасности.

1.3. В настоящей Политике используются следующие термины и определения:

  • автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
  • обработка персональных данных без использования средств автоматизации – обработка, осуществляемая при непосредственном участии человека; обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее;
  • блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
  • доступ к персональным данным – ознакомление определенных лиц (в том числе работников) с персональными данными субъектов, обрабатываемыми оператором, при условии сохранения конфиденциальности этих сведений;
  • информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
  • контрагент Компании – сторона, с которой Компания намерена вступить в договорные отношения или с которой у Компании существуют договорные отношения ;
  • конфиденциальность персональных данных – обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;
  • обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
  • обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
  • общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен на основании федерального закона, субъектом персональных данных либо по его просьбе, в том числе данные, которые в соответствии с законодательством подлежат обязательному раскрытию или опубликованию;
  • оператор – юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
  • персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
  • предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;
  • специальные категории персональных данных – персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни;
  • субъект персональных данных – физическое лицо, к которому относятся персональные данные;
  • материальный носитель – бумажный документ или электронный документ, хранящийся в специальном каталоге электронного носителя (жесткого диска, флеш-накопителя, оптического диска).

1.4. Действие Политики распространяется на все персональные данные субъектов, обрабатываемые Компанией.

1.5. Компания предоставляет неограниченный доступ к ней любому лицу, лично обратившемуся в Компания.

2. Статус Компании и категории субъектов, чьи персональные данные обрабатываются Компанией

2.1. Компания является оператором персональных данных в отношении персональных данных следующих физических лиц:

– работников Компании, с которыми заключены трудовые договоры, а также лиц, выполняющих работы в интересах Компании в соответствии с заключенными с ними гражданско-правовыми договорами и хозяйственными договорами (далее – «Работники»);

– близких родственников работников Компании, обработка персональных данных которых предусмотрена федеральными законами, а также выполняется Компанией как работодателем в соответствии с требованиями органов государственного статистического учета (далее – «Родственники работников»);

– соискателей вакантных должностей Компании, представивших лично или через специализированные организации по подбору персонала (кадровые агентства) свои резюме или анкеты (далее – «Соискатели»);

– Учредителей-физических лиц – владельцев Компании (далее – «Учредители»);

– представителей контрагентов Компании, с которыми у Компании существуют договорные отношения или с которыми Компания намерен вступить в договорные отношения;

– посетителей охраняемых служебных зданий и помещений Компании, не имеющих права постоянного прохода в них, которым необходимо оформление разового пропуска (далее – «Посетители»).

3. Принципы обработки персональных данных

Обработка персональных данных Компанией осуществляется в соответствии со следующими принципами:

3.1. Законность и справедливая основа обработки персональных данных. Компания принимает все необходимые меры по выполнению требований законодательства, не обрабатывает персональные данные в случаях, когда это не допускается законодательством Российской Федерации, не использует персональные данные во вред субъектам.

3.2. Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определённых и законных целей, в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Целями обработки персональных данных Компанией являются:

– в отношении Работников – обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; заключение и регулирования трудовых отношений; отражение информации в кадровых документах; начисление заработной платы; исчисление и уплата предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное и пенсионное страхование; представление работодателем установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе

сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ, сведений подоходного налога в ФНС России, сведений в ФСС РФ; предоставление сведений в банк для оформления банковской карты и перечисления на нее заработной платы; предоставление сведений третьим лицам для оформления полиса ДМС; предоставление налоговых вычетов; обеспечения безопасности; контроль количества и качества выполняемой работы;

– в отношении Родственников работников – предоставление Работникам льгот и гарантий, предусмотренных федеральным законодательствам для лиц, имеющих (усыновивших) детей, лиц с семейными обязанностями, выполнение требований нормативных правовых актов органов государственного статистического учета;

– в отношении Соискателей – принятие решения о возможности замещения вакантных должностей кандидатами, наиболее полно соответствующим требованиям Компании;

– в отношении Учредителей – выполнение требований Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», обеспечение возможности их участия в общих собраниях Учредителей, выплата дивидендов, предоставление Учредителям информации, предусмотренной законом;

– в отношении Представителей контрагентов – выполнение норм Гражданского кодекса Российской Федерации, регулирующих договорную работу, и исполнение договоров с контрагентами;

– в отношении Посетителей – обеспечение им возможности прохода в охраняемые служебные здания и помещения Компании.

3.3. Обработка только тех персональных данных, которые отвечают заранее объявленным целям их обработки. Соответствие содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Недопущение обработки персональных данных, не совместимой с целями сбора персональных данных, а также избыточных по отношению к заявленным целям их обработки. Компания заявляет, что не собирает и не обрабатывает персональные данные, не требующиеся для достижения целей, указанных в п.3.2 настоящей Политики, не использует персональные данные субъектов в каких-либо целях, отличных от указанных выше.

3.4. Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой.

3.5. Обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных. Компания принимает все разумные меры по поддержке актуальности обрабатываемых персональных данных, включая, но не ограничиваясь, реализацией права каждого субъекта получать для ознакомления свои персональные данные и требовать от Компании их уточнения, блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленных выше целей обработки.

3.6. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого или выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных.

3.7. Уничтожение либо обезличивание персональных данных по достижении заявленных целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Компанией допущенных нарушений установленного законодательством Российской Федерации порядка обработки персональных данных, отзыве согласия на обработку субъектом персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или договорами с субъектами.

4. Условия обработки персональных данных

4.1. Обработка персональных данных Компанией допускается в следующих случаях:

4.1.1. При наличии согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Порядок получения Компанией согласия субъекта персональных данных определен в разделе 8 настоящей Политики.

4.1.2. Обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Компания функций, полномочий и обязанностей.

4.1.3. Для исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем которого является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться

выгодоприобретателем или поручителем. Такими договорами являются, но не ограничиваются, трудовые и гражданско-правовые с Работниками Компании;

4.1.4. Преддоговорной работой является работа по подбору персонала, в которой согласие субъекта на обработку подтверждается собственноручно заполненной анкетой соискателя должности или анкетой (резюме), переданной им в Компанию, специализированную организацию по подбору персонала, размещенной субъектом на специализированных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети Интернет или присланной субъектом в Компания по электронной почте, а также работа по заключению договоров с Контрагентами-физическими лицами и договоров, по которым физические лица являются Выгодоприобретателями или поручителями.

4.1.5. Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Компании или третьих лиц либо для достижения Компанией общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъектов персональных данных.

4.1.6. Обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных.

4.1.7. Доступ неограниченного круга лиц к персональным данным предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе.

4.1.8. Персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Компания не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

4.3. Компания не обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья (за исключением сведений, относящихся к вопросу о возможности выполнения Работником трудовых обязанностей), интимной жизни субъектов, о членстве работников в общественных объединениях, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации (в частности, в отношении членства в профессиональных союзах) или договором с Клиентом Компании.

4.4. Обработка персональных данных о судимости осуществляется Компанией исключительно в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

4.5. Биометрические персональные данные, в том числе фотографические изображения, используемые Компанией для установления личности субъекта (в частности, при осуществлении пропускного режима), могут обрабатываться Компанией только при наличии согласия субъекта в письменной форме или в случае, когда такая обработка предусмотрена законодательством Российской Федерации.

5. Способы обработки персональных данных

5.1. Компания осуществляет обработку персональных данных без использования средств автоматизации. В отношении персональных данных Работников, обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством, а также персональных данных, полученных в связи с заключением договора, стороной / выгодоприобретателем / поручителем которого является субъект персональных данных, обработка персональных данных Компанией допускается с использованием средств автоматизации.

6. Особенности обработки персональных данных без использования средств автоматизации

6.1. Персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных , в специальных разделах или на полях форм (бланков).

6.1.1. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации на бумажных носителях:

– не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;

– персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путём фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);

– документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных.

6.1.2. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации на электронных носителях:

– не допускается фиксация в одном электронном документе, содержащем персональные данные, цели обработки которых заведомо не совместимы;

– персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путём фиксации их в специальных каталогах электронного носителя.

6.2. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники Компании или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также настоящей Политикой.

6.3. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, принимаются следующие меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

– при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

– при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

6.4. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

6.5. Правила, предусмотренные пунктами 6.3 и 6.4 настоящей Политики, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

6.6. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

6.7. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации:

6.7.1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

6.7.2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

6.7.3. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

7. Конфиденциальность персональных данных

7.1. Компания обеспечивает конфиденциальность обрабатываемых им персональных данных

порядком, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

8. Согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных Данных

8.1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Компании и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своих интересах. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным и может предоставляться субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

8.2. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных, полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются Компанией.

8.3. Персональные данные лиц, подписавших договор с Компанией, содержащиеся в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений о номере, дате выдачи и органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица. Охраны их конфиденциальности и согласия субъектов на обработку не требуется. Во всех остальных случаях необходимо получение согласия субъектов персональных данных, являющихся Представителями контрагентов Компании, за исключением лиц, подписавших договоры с Компанией, а также предоставивших доверенности на право действовать от имени и по поручению субъектов персональных данных и, тем самым, совершивших конклюдентные действия, подтверждающие их согласие с обработкой персональных данных, указанных в тексте договора и/или доверенности. Согласие на передачу Компанией персональных данных своих представителей (Работников) может быть получено контрагентом Компании. В этом случае получение Компанией их согласия на обработку персональных данных не требуется.

8.4. Согласие Посетителя на обработку персональных данных дается в форме конклюдентных действий, выражающихся либо в предоставлении своих персональных данных, необходимых для входа в офис Компании, либо в форме передачи документа, удостоверяющего личность, работникам службы охраны здания.

8.5. В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, Компания обязан получить согласие субъекта на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.

9. Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

9.1. Защита персональных данных, обрабатываемых Компанией, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых и достаточных для обеспечения требований законодательства в области защиты персональных данных.

9.2. Правовые меры включают:

– разработку локальных актов Компании, реализующих требования законодательства Российской Федерации, в том числе настоящей Политики, и размещение ее на сайте Компании в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

– отказ от любых способов обработки персональных данных, не соответствующих определенным в настоящей Политике целям;

– оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых Компанией мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных законом.

9.3. Организационные меры включают:

– назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;

– возложение на структурное подразделение Компании ответственности за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах;

– осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных требованиях Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, Политике Компании в отношении обработки персональных данных, локальным актам Компании; контроль за выполнением требований безопасности организуется и проводится Компанией

не реже 1 раза в 3 года в сроки, определяемые Компанией;

– ограничение состава работников Компании, имеющих доступ к персональным данным, и организацию разрешительной системы доступа к ним;

– ознакомление работников Компании с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, с настоящей Политикой, другими локальными актами Компании по вопросам обработки персональных данных;

– обучение всех категорий работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, правилам работы с ними и обеспечения безопасности обрабатываемых данных;

– определение в должностных инструкциях работников Компании обязанностей по обеспечению безопасности обработки персональных данных и ответственности за нарушение установленного порядка;

– регламентацию процессов обработки персональных данных;

– организацию учёта материальных носителей персональных данных и их хранения, обеспечивающих предотвращение хищения, подмены, несанкционированного копирования и уничтожения;

– определение типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для информационных систем персональных данных с учетом оценки возможного вреда субъектам персональных данных, который может быть причинен в случае нарушения требований безопасности, определение уровня защищенности персональных данных, формирование частных моделей актуальных угроз персональным данным;

– ограничение допуска посторонних лиц в помещения Компании, недопущение их нахождения в помещениях, где ведется работа с персональными данными и размещаются технические средства их обработки, без контроля со стороны работников Компании.

10.4. Технические меры включают:

– разработку на основе модели угроз системы защиты персональных данных, обеспечивающей установленные уровни защищенности персональных данных;

– оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных;

– регистрацию и учёт действий c персональными данными пользователей информационных систем, где обрабатываются персональные данные;

– выявление вредоносного программного обеспечения (применение антивирусных программ) на всех узлах информационной сети Компании, обеспечивающих соответствующую техническую возможность;

– безопасное межсетевое взаимодействие (применение межсетевого экранирования);

– обнаружение вторжений в информационную систему Компании, нарушающих или создающих предпосылки к нарушению установленных требований по обеспечению безопасности персональных данных;

– восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним (систему резервного копирования и восстановления персональных данных);

11. Заключительные положения

11.1. Иные обязанности и права Компании, как оператора персональных данных и лица, организующего их обработку по поручению других операторов, определяются законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

11.2. Должностные лица и работники Компании, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Scroll Up
Scroll Up